legalny mailing reklamowy

Mailing reklamowy to dzisiaj najskuteczniejszy sposób promocji i reklamy. Dziennie wysyła się miliony maili z ofertami i reklamami. Być możne ty też wysyłasz takie maile do swoich klientów, ale czy masz świadomość, że e-mail marketing może być nielegalny? Za wysłanie spamu można nawet trafić do więzienia! Co prawda nie ma w Polsce prawnej definicji spamu, ale mamy za to określenie niezamówionej informacji handlowej. Informacja handlowa to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy. Czy taki charakter mają twoje maile firmowe? Cze te informacje były zamówione przez odbiorców? Jeśli nie masz pewności to koniecznie czytaj dalej.

Polskie prawo jest bardzo skomplikowane. Kwestie gromadzenia adresów mailowych, danych klientów i komunikowania się z nimi w zakresie marketingu reguluje aż 5 ustaw! Nawet prawnicy mają z tym problem, a co dopiero mówić o zwykłym przedsiębiorcy. W tym artykule zebrałem najważniejsze kwestie, których zapewnienie pozwoli na prowadzenie mailingu reklamowego zgodnego z prawem.

Legalny mailing reklamowy

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną jasno informuje, że zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. To oznacza, że jeśli ktoś nie wyraził zgody – nie można mu wysłać wiadomości marketingowej.

Nie można sobie spisać adresów z internetu, albo kupić na Allegro całej bazy i wysyłać jakiekolwiek informacje związane z biznesem. To jest zabronione. Konieczna jest zgoda takiej osoby, tylko co to oznacza w praktyce? Jak powinna wyglądać taka zgoda? Ta sama ustawa wyjaśnia to bardzo lakonicznie w kolejnym artykule – informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny. W praktyce oznacza to, że wystarczy, aby osoba sama udostępniła nam swój adres mając świadomość o naszym celu, aby uznać wyrażenie zgody.

Najlepiej sprawić, aby klienci sami podawali nam swojego maila np. na stronie internetowej. Jeśli zbieramy adresy potencjalnych klientów na stronach internetowych to wystarczy umieścić jasny komunikat np. – zapisz się na nasz newsletter i odbierz voucher zniżkowy. Warunki wskazane w ustawie są tutaj spełnione – osoba sama udostępnia swój adres wpisując go w pole formularza mając przy tym świadomość, że będzie otrzymywać od nas wiadomości marketingowe. Nie ma tutaj potrzeby cytowania nazwy ustawy i umieszczania prawniczych regułek zgody z koniecznością zaznaczenia odpowiednich boksów. To tylko odstrasza użytkowników i komplikuje cały proces. Tak długo jak wysyłamy informacje o naszej firmie, a klient nie poprosi o wypisanie, tak cały czas możemy to robić zgodnie z prawem.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja gdy zbieramy dane klientów przy innej okazji np. zakładając rezerwację wizyty, podpisując umowę czy wypełniając kartę klienta potrzebną do przeprowadzenia zabiegu kosmetycznego. Fakt, że klient podał nam swoje dane rezerwując usługę nie oznacza, że możemy wysyłać mu swoje oferty marketingowe. Adres mailowy może służyć tylko i wyłącznie do realizacji określonego celu związanego z wykonaniem usługi. Można wysłać informację o zmianie terminu wizyty czy przypomnienie, ale wysłanie zaproszenia na kolejną wizytę będzie już niezamówioną informacją handlową. W takiej sytuacji konieczne jest uzyskanie odrębnej zgody na wysyłanie informacji marketingowych. Taka zgoda może być wyrażona w drodze akceptacji odpowiedniej klauzuli umieszczonej na formularzu. Na ogół takie klauzule przybierają formę prawniczej regułki z nazwami ustaw co często odstrasza i zniechęca do pozostawienia zgody. Warto więc pamiętać że treść klauzuli nie jest z góry ustalona przez ustawodawcę. Można przygotować własną bardziej przyjazną i zrozumiałą informację, która będzie częściej akceptowana.

Najwięcej problemów rodzą sytuacje kiedy zbieramy dane na odległość przy różnych okazjach. Na przykład zakładanie konta na stronie internetowej czy w systemie rezerwacji wymaga bardzo przemyślanego wykazu wszelkich zgód bo bez tego nie będziemy mogli wykorzystywać zebranych danych do innych celów. Znacznie łatwiej jest gdy zbieramy dane w siedzibie firmy. Mając klienta w recepcji i spisując jego dane wystarczy po prostu zapytać czy możemy dodać jego adres do firmowego newslettera dzięki czemu będzie otrzymywał regularne maile z informacjami, poradami i ofertami. Wcale nie musimy podsuwać mu pod nos papierowych formularzy z prawnymi adnotacjami. Zwykła propozycja zupełnie wystarczy, a odniesie znacznie lepszy efekt.

Twoje obowiązki

Zbierając adresy e-mail klientów musimy pamiętać, że zbieramy dane osobowe. Nawet jeśli zbieramy same adresy bez nazwisk to i tak obowiązują nas zapisy z ustawy o ochronie danych osobowych. Jednym z najważniejszych obowiązków jaki musimy dopełnić jest obowiązek informacyjny. Musimy dopilnować, aby osoba podająca nam swoje dane znała naszą nazwę i adres. W siedzibie firmy jest to w zasadzie oczywiste. Spokojnie można założyć że osoba, która podaje nam dane ma świadomość w jakiej firmie się znajduję. Jeśli zaś zbieramy dane na stronie internetowej to taka informacja musi się znaleźć w widocznym miejscu. Najlepiej przygotować specjalną podstroną z polityką prywatności czyli opisem wszystkim reguł jakimi kierujemy się gromadząc dane osobowe klientów oraz podając nazwę i adres administratora danych. Przygotowując politykę prywatności warto pamiętać o kolejnym obowiązku uzupełniania, uaktualnienia, sprostowania danych, czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania kwestionowanych danych lub ich usunięcia ze zbioru, gdy zażąda tego osoba, której dane są przetwarzane przez administratora (art. 35 ustawy). Warto poinformować użytkowników, że maja prawo wglądu i żądania usunięcia swoich danych w każdej chwili.

Kolejnym obowiązkiem jest konieczność stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną (art. 36 ustawy). W większości przypadków za techniczną ochronę danych pośrednią odpowiedzialność ponosić będzie nie administrator, ale usługodawca udostępniający system w którym gromadzone są dane. Przeważnie gromadząc dane osobowe korzystamy z systemów mailingowych czy zewnętrznych baz CRM. Dane gromadzone są na wykupionym serwerze trzymanym w innej firmie. To firma hostingowa i dostawca oprogramowania w chmurze w głównej mierze odpowiada za techniczne bezpieczeństwo danych. Dla naszego bezpieczeństwa warto z takim usługodawcą podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Przeważnie firmy świadczące tego typu usługi mają już gotowe umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i jej podpisanie jest zwykłą formalnością.

Zgłoszenie do GIODO

Jako administrator danych osobowych masz obowiązek zgłoszenia naszej bazy do GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych). Zgłoszenia można dokonać na stronie: https://egiodo.giodo.gov.pl/. Na stronie wypełniamy odpowiedni formularz, drukujemy pliki PDF, podpisujemy i wysyłamy pod adres biura. Zarejestrowanie zbioru może potrwać kilka miesięcy, ale samo wysłanie zgłoszenia uprawnia nas do legalnego korzystania ze zgromadzonych danych osobowych i wysyłania mailingów reklamowych.

Jak widać ilość obwarowań prawnych nie jest mała. Jeśli jednak zbierasz tylko podstawowe dane osobowe takie jak imię, nazwisko, telefon i adres e-mail to wszystkie obowiązki można zebrać w 5 punktach:

  1. Zbieraj adresy tylko tych osób, które same wyraziły na to zgodę podając osobiście swoje dane.
  2. Dopilnuj, aby każdy kto podaje adres e-mail był świadomy co będziesz mu wysyłać i znał nazwę i adres firmy.
  3. Spisz politykę prywatności informując o prawie użytkownika do wglądu, zmiany i usunięcia swoich danych, a także opisując rodzaj prowadzonej aktywności związanej z zebranymi danymi.
  4. Podpisz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą usługi hostingowej i oprogramowania w chmurze
  5. Wyślij zgłoszenie swojej bazy do GIODO.

 

Dopisek z dnia 19 lutego 2016

A co z mailami do firm?

Powyższa analiza dotyczy wysyłania wiadomości do osób fizycznych (np. do klientów typowej firmy usługowej, salonu urody, restauracji itp.). Nie ma tutaj cienia wątpliwości – nie można wysłać takiej informacji bez uzyskania uprzednio na to zgody.

Pojawiły się jednak pytania – co z wiadomościami wysyłanymi do firm i instytucji? W tej kwestii sprawa nie jest już tak jednoznaczna. Przedmiotowe ustawy regulują te kwestie w stosunku do „osób fizycznych” czy też „konsumentów”, którzy w rozumieniu KC nie są też osobami fizycznymi, lub też pozostawiają niedomówienia nie określając dokładnie o kogo chodzi. Nic dziwnego, że spotykam się z bardzo różnymi interpretacjami. Jedni prawnicy twierdzą, że można wysyłać maile do firm bez zgody, inni radzą robić to tylko za zgodą, a jeszcze inni są skłonni stwierdzić, że ta niejasność jest furtką na miarę słynnego „lub czasopisma” zawartej w innej ustawie.

Pragnę zaznaczyć, że ten artykuł nie jest poradą prawną, a tylko zbiorem moich wniosków z pracy i z rozmów z prawnikami. W mojej ocenie wysłanie oferty handlowej do firmy bez uzyskania uprzedniej zgody jest zgodne z prawem, pod warunkiem, że mamy pewność co do adresata. Nie może to być adres mailowy tupu jan.nowak@firma.pl bo to już identyfikuje osobę fizyczną, a i często pod adresem biuro@firma.pl kryje się osoba fizyczna używająca firmowego adresu do celów prywatnych. To już samo w sobie powoduje duże utrudnienia i w zasadzie wręcz uniemożliwia spełnienie warunku.

Dlatego mimo takiej opinii zalecam tak czy inaczej uzyskanie zgody na wysłanie informacji handlowej w każdym przypadku, nawet w stosunku do firm i instytucji. Unikniemy w ten sposób wszelkich niejasności, a relacje budowane w ten sposób będą zapewne bardziej owocne.

 

21 KOMENTARZE

  1. Dzień dobry, mam pytanie: Czy w przypadku maili reklamowych wysyłanych do firm obowiązują takie same prawa jak u osób fizycznych?

    • Ustawa chroni jedynie osoby fizyczne. Wysyłanie niezamówionej informacji handlowej do firm nie jest zabronione.(sprostowanie w dopisku do artykułu)

          • Panie Michale,

            Mój prawnik specjalizuje się być może bardziej w tym zagadnieniu i ma odmienne zadanie niż Pan podobnie jak i wiele innych osób, które czytały nie tylko tę ustawę, ale i kilka innych, które dotyczą komunikacji elektronicznej.

            To, że można się z tego wybronić i nikt za spam na firmowe skrzynki nie poszedł do więzienia nie oznacza, że jest on legalny.

    • Wspomniana przez Ciebie ustawa dotyczy się praw konsumenta, cytując za kodeksem: „Za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.” Nie jestem prawnikiem, ale to dość jednoznaczne stwierdzenie. Firma nie jest konsumentem.

  2. Panie Michale, o tak, zapewne nie jest Pan prawnikiem i chyba nie zna Pan regulacji prawnych i na bazie tego interpretuje sobie prawo jak chce, dodatkowo wprowadza ludzi w błąd .. cytując treść jednego z artykułów „Warto również zwrócić uwagę, iż w przeciwieństwie do normy z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ochroną z art. 172 prawa telekomunikacyjnego będą objęci wszyscy, a nie tylko osoby fizyczne.” Od kiedy to Pan może sobie ot tak wysyłać spam na firmowe skrzynki? Nie wiem Pan o tym, że najpierw wymagana jest zgodę odbiorcy na tego typu e-mail?
    Obecnie dotyczy to także wszelkich ofert składanych za pośrednictwem call-center?

    • W artykule poruszam tylko kwestie kontaktu z osobami fizycznymi, które zostały dokładnie zbadane i gwarantuję ich prawidłowość. Kontakt z firmami wymaga osobnej analizy, której nie robiłem. Całkiem możliwe, że pomyliłem się udzielając odpowiedzi dlatego czym prędzej omówię z prawnikiem także kwestie kontaktu z firmami i napiszę sprostowanie.

  3. Panie Michale, podnoszę argumenty poprzedników – prawo telekomunikacyjne w artykule 172 wyraźnie mówi o abonencie, bez znaczenia, czy jest on osobą fizyczną, prawną czy jakąkolwiek inną. Korzystanie z urządzenia telekomunikacyjnego w celu marketingu bezpośredniego bez zgody abonenta jest zabronione (sankcja: kara 3% obrotów za poprzedni rok). Istnieje inicjatywa konfederacji Lewiatan aby złagodzić ten zapis ponieważ w praktyce uniemożliwia on kontakty pomiędzy przedsiębiorcami ale póki co nic nie zapowiada noweli. W obecnym stanie prawnym nawet wcześniejsze pytanie o wyrażednie zgody na komunikat marketingowy (przez telefon czy mailem) w odrębnym mailu czy telefonie jest niezgodne z prawem (ponieważ celem tego zapytania jest marketing bezpośredni).
    Dura lex sed lex niestety.
    Pozdrawiam, Rafał Mróz

    • O ten artykuł właśnie chodzi w całym tym sporze. Idąc jego myślą należy uzyskać zgodę również od firm i instytucji choć z kolei sama UŚUDE mówi tylko o osobach fizycznych. Brnąc dalej warto zapytać kim jest abonent, a dokładnie kto w imieniu firmy może taką zgodę wyrazić. Czy może to być szeregowy pracownik zapisujący się na newsletter czy musi to zrobić sam prezes;), a jeśli już mamy zgodę firmy to czy możemy wysyłać maile na wszystkie jej adresy czy tylko na wskazane? Polskie prawo nie ułatwia życia przedsiębiorcom… Chociaż nie należy aż tak bardzo dramatyzować – zdaniem prawnika z którym konsultowałem te zagadnienie żadna firma działająca w dobrej wierze, która wysyła prośbę o zgodę czy też uzasadnioną ofertę marketingową na ogólny adres firmy nie została ukarana (przynajmniej na razie). Myślę, że na obecną chwilę, mimo tych niejasności najlepszym rozwiązaniem będzie stosowanie tych samych reguł wobec firm co stosuje się wobec osób fizycznych.

  4. Witam

    Panie Michale, podchodzimy w firmie ponownie do tematu newsletterów. Chcemy je jednak wysyłać wyłącznie do firm, z którymi wcześniej mieliśmy kontakt [doszło do transakcji zakupowej] – właśnie ze względu na powyższe. Czy w takim przypadku są jakiekolwiek regulacje, że wolno lub nie wolno bez ich zgody wysyłać takich wiadomości? Oczywiście chodzi o typowe powiadomienia o nowych wersjach oprogramowania, zbliżających się zmianach prawnych itd.

  5. To kuriozum, tworzymy prawne buble, a jak niby mam uzyskac zgode od klienta na przeslanie informacji handlowej jesli nie moge go nawet o to zapytac ??? Prowadze interesy na terenie calej Europy, czy musze pojechac do klienta do Berlina i zapytac go osobiscie o to czy moge mu przeslac oferte na maila – czy ma to wg was jakikolwiek sens ? To jest kompletnie bez sensu, moze powinnismy wogole zabronic wykrozystywania poczty elektronicznej i przejsc na tradycyjne metody czyli telefon … cofamy sie w rozwoju, to jest bez sensu, kazda firma ma oprogramowanie antyspamowe ktore odsiewa to czego nie chca otrzymywac, jaki jest sens tworzyc takie prawo ? To troche paralizuje biznes.

    • Otóż to! Nie pozostaje nam nic innego jak tylko czekać, aż klient sam się do nas zgłosi. Ustawy nie rozróżniają nachalnej reklamy od próby nawiązania typowego kontaktu handlowego co przecież jest chlebem powszednim każdego przedsiębiorcy. Nie wiem jak Wy, ale ja nie mam nic przeciwko niezamówionym mailom reklamowym i handlowym, które dostaje codziennie na swoją skrzynkę, a które są związane z moją branżą, a ich nadawca nie ukrywa swoich danych i szanuje brak mojego zainteresowania propozycją.

    • Zgadzam się z przedmówcą, jest to prawdziwa abstrakcja… Ale tak sobie myślę, czy w przypadku chęci wysłania oferty do firmy, której adres znalazłam w internecie, mogę wysłać na jej ogólny adres maila (typu kontakt@…) zapytanie o zgodę na wysłanie im oferty i ewentualnie podanie osoby kontaktowej? Czy to nie załatwiałoby sprawy?

  6. Zgadzam się z Panem Michałem, ja również nie mam nic przeciwko otrzymywanym ofertą zwłaszcza jeżeli są związane z moją branżą. Przecież każdy z nas chce się rozwijać i zdobywać nowe kontakty, czasami coś ciekawego przeczytać, zorientować się w rynku i cenach. Czytam cały dzień różne artykuły na powyższy temat i jest pełno dewot w internecie którzy zaraz atakują jak się coś napisze lub doradzi w duchu zdrowego rozsądku (tak jak tu Pana zaatakowali). Jaka to ochrona danych jak mail jest na stronie internetowej – to po co go podajesz? (można zapytać)
    Wie Pan dlaczego ludzie reagują negatywnie otrzymując ofertę — ze zwykłej zawiści!
    Miałem kilka razy z tym do czynienia kilka lat temu – wysyłałem super ofertę sprzętową (dodam że byłem i jestem firmą która posiada jedną z największych flot sprzętowych w Europie) do firm które korzystają z takiego sprzętu w swojej działalności. Wysłałem może wtedy około 80 maili sprecyzowanych do konkretnych osób, otrzymałem kilka maili z treścią skąd mam maila , jakim prawem wysyłam itp. Oferta była naprawdę bezkonkurencyjna – ponieważ na tamte czasy nikt nie miał takiego sprzętu w takiej ilości . To przykre – ale to Polska.

  7. CZY MAM RACJE?
    Witam,
    pracuję w firmie handlowej i wysyłam oferty do firm. Jeśli ktoś napiszę że nie jest zainteresowany i nie chce dostawać maile to kasuję jego maila z listy.
    Dzisiaj dostałam maila z groźbą o pozwanie do sądu. Adres mailowy (typu jan.kowalski@firmaA.pl skąd dostałam tego maila nie miałam go w mojej liście maili, więc odpisałam mu, że bardzo chętnie skasowałabym maila ale nie widzę go w liście, na co on odpisał, że ja piszę do maila typu firmaB@firmaB.pl, a jego mail jest powiązany z tym mailem i mam skasować tego maila 🙂
    Sądzę, że niema racji ponieważ nie on jest administratorem maila ogólnego firmy i nie może decydować o tym. Czy mam racje?
    PS adres mailowy do którego wysyłam oferty i adres mailowy od którego dostałam groźbę niema nawet tej samej nazwy firmy…
    Pozdrawiam,
    Emilia

  8. Panie Michale jeden z banków zmienił Regulamin świadczenia usługi, na tej podstwie wysyła mi informacje, na które nie wyraziłem zgody.
    Na przykład zmiany dokumentów związanych z umową.
    Ze względu na phishing unikam wszelkich ważnych informacji z banków oraz innych firm, wolę je pobrać z platformy po zalogowaniu.
    Niestety w tej sytuacji bank sam zdecydowal jak bedzie mi przesylac takie informacje.
    Uważam ten fakt za naruszenie moich danych osobowych, ponieważ nie wyraziłem zgody na przesyłanie takich informacji e-mailem.
    Składam skargę do GIODO, może to zmieni.

Dodaj komentarz